Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich

KaryaQ ist verantwortlich für diese Website, die Pilotkommunikation, Anfragen zum Produktzugang und die Verwaltung des Dienstes. Anfragen zum Datenschutz und zu Betroffenenrechten richten Sie bitte an hello@karyaq.com.

Für Website-Anfragen, Pilotkommunikation, Marketingpräferenzen und die eigene Dienstverwaltung von KaryaQ handelt KaryaQ als Verantwortlicher. Für Personalnachweise, die von einer Kundenorganisation eingegeben oder konfiguriert werden, ist diese Organisation in der Regel der Verantwortliche und KaryaQ handelt als Auftragsverarbeiter im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags oder gleichwertiger schriftlicher Bedingungen.

2. Daten, die wir verarbeiten

3. Warum wir Daten nutzen

• Zur Bereitstellung von Abläufen für Planung, Zeiterfassung, Aufgaben, Freigaben, Kommunikation, Dokumente und Prüfung.
• Zur Verifizierung von Arbeitsereignissen mit datenschutzbegrenzten Standortsignalen, sofern von der Kundenorganisation aktiviert.
• Zur Wahrung der Nachweisintegrität, von Prüfprotokollen, Zugriffskontrolle und Sicherheitsüberwachung.
• Um Piloten durchzuführen, Anfragen zu beantworten, Support zu leisten und das Produkt zu verbessern.
• Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und, soweit erforderlich, zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung: zur Bereitstellung von Konten, Pilotzugang, Support, Planung, Personalabläufen und angeforderten Diensten.
• Berechtigte Interessen: zur Sicherung der Plattform, zur Verbesserung der Zuverlässigkeit, zur Missbrauchsverhinderung, zum Schutz wichtiger Aufzeichnungen und zum Verständnis der Pilotnutzung, soweit diese Interessen nicht durch individuelle Rechte überwogen werden.
• Gesetzliche Pflichten: zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, zur Beantwortung rechtmäßiger Anfragen, zur Einhaltung von Datenschutzpflichten und zur Unterstützung arbeitsrechtlicher, steuerlicher, prüfungsbezogener oder regulatorischer Anforderungen, soweit zutreffend.
• Einwilligung: für optionales Marketing, optionale Geräteberechtigungen, optionale Teilnahme an Produktforschung oder andere Verarbeitungen, bei denen die Einwilligung die richtige Rechtsgrundlage ist.

5. Standort- und Belegschaftsschutz

KaryaQ ist darauf ausgelegt, unnötige Standorterfassung zu vermeiden. Standortfunktionen sollten rund um Arbeitsstätten, Schichten und Verifizierungsereignisse konfiguriert werden. Wir gestalten den Dienst nicht für eine fortlaufende Verfolgung des Privatlebens, verdeckte Beobachtung oder sachfremde Mitarbeiterüberwachung. Kundenorganisationen sind dafür verantwortlich, Standortfunktionen nur dort zu aktivieren, wo dies rechtmäßig, transparent, verhältnismäßig und den betroffenen Beschäftigten mitgeteilt ist.

6. Automatisierte Entscheidungen

KaryaQ kann helfen, Signale, Warnungen, Dienstpläne, Prüfaufzeichnungen oder Ablaufempfehlungen zu organisieren. KaryaQ sollte nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen genutzt werden, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen für eine beschäftigte Person haben, es sei denn, die Kundenorganisation verfügt über eine Rechtsgrundlage, geeignete Schutzmaßnahmen, eine sinnvolle menschliche Prüfung und eine Möglichkeit für betroffene Personen, die Entscheidung anzufechten.

7. Weitergabe und Unterauftragsverarbeiter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben Daten nur weiter, wenn dies zur Bereitstellung des Dienstes, zur Befolgung dokumentierter Kundenanweisungen, zur Einhaltung des Rechts, zum Schutz von Rechten und Sicherheit oder zum Abschluss einer Geschäftstransaktion mit angemessenen Schutzmaßnahmen erforderlich ist. Zu den Dienstleistern können Hosting-, Datenbank-, Analyse-, Kommunikations-, Sicherheits-, Support- und Infrastrukturanbieter gehören. Produktivkunden sollten eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter und ein Benachrichtigungsverfahren erhalten.

8. Internationale Datenübermittlung

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, verwendet KaryaQ erforderlichenfalls einen anerkannten Übermittlungsmechanismus, etwa Standardvertragsklauseln, Folgenabschätzungen zur Übermittlung, ergänzende Schutzmaßnahmen oder einen anderen nach dem Datenschutzrecht anerkannten rechtmäßigen Mechanismus.

9. Sicherheit

KaryaQ setzt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, darunter Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei der Übertragung, mandantenbewusste Datentrennung, Prüfprotokollierung, Zugriff nach dem Least-Privilege-Prinzip, Überwachung, Backups, sichere Entwicklungspraktiken und Verfahren zur Vorfallreaktion. Kein Internetdienst kann absolute Sicherheit versprechen, doch Sicherheits- und Datenschutzgrenzen werden als Produktanforderungen behandelt.

10. Speicherdauer

11. Ihre Rechte

• Auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und Auskunft über deren Nutzung erhalten.
• Unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen.
• Die Löschung verlangen, wenn die Daten nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
• Bestimmte Verarbeitungen einschränken oder ihnen widersprechen.
• Übertragbare Daten erhalten, soweit die DSGVO-Portabilität gilt.
• Eine Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung darauf beruht.
• Der Direktwerbung jederzeit widersprechen.
• Eine menschliche Überprüfung verlangen, wenn ein automatisierter Vorgang Sie erheblich betreffen kann.
• Eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen.

Wenn Ihr Arbeitgeber oder eine andere Kundenorganisation die betreffenden Personaldaten kontrolliert, leiten wir Ihre Anfrage möglicherweise an diese Organisation weiter oder unterstützen sie bei der Beantwortung. Wir müssen Ihre Identität möglicherweise überprüfen, bevor wir auf eine Anfrage reagieren.

12. Kinder

KaryaQ ist ein Personal- und Geschäftsdienst und nicht für Kinder bestimmt. Der Dienst sollte nicht zum Anlegen von Konten für Personen unter 16 Jahren verwendet werden, sofern ein Kunde nicht eine Rechtsgrundlage und alle erforderlichen arbeits- und datenschutzrechtlichen Schutzmaßnahmen bestätigt hat.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz, Datenauskünften, der Datenschutzprüfung des Piloten oder Sicherheitsanliegen schreiben Sie an hello@karyaq.com oder nutzen Sie die Kontaktseite.